إليك أفضل 10 مهارات لإدارة الوقت

هل تساءلت يوماً كيف يكون لدى بعض الأشخاص وقت كاف لفعل كل ما يريدون بينما آخرون ينتقلون من مهمة إلى أخرى ولا يبدو عليهم أنهم يحرزون أي تقدم؟ كل الناس لديهم مهام وأشغال يومية فما الذي يميز أولئك الأشخاص ويجعلهم ينجزون أعمالهم بسرعة؟

إن السر الذي يجعلهم يتفوقون على غيرهم في دقة مواعيدهم وجودة اعمالهم يكمن في قدرتهم على استثمار وقتهم لأقصى درجة، وهذا ما يعرف بمهارات إدارة الوقت.

أهمية مهارات إدارة الوقت

تكمن أهمية مهارات إدارة الوقت في الإنتاجية، عندما نرغب في زيادة إنتاجنا نعمل لساعات أطول وننجز مهام أكثر، هذا الأسلوب يمكن أن ينفع على المدى القصير، لكن لا ينصح باعتماده لمدة طويلة، لأنه سوف يسبب توتراً شديداً ويؤدي إلى ضعف الإنتاجية وربما إلى ما هو أسوء، ولهذا تعتبر مهارات إدارة الوقت الحل الأمثل لهذه المشكلة، فمهارات إدارة الوقت تساعدك على تنظيم وقتك وتحديد أولويات مهامك بحيث يكون لديك وقت كاف لإنجاز كل شيء، وعندما تتقن مهارات إدارة الوقت سيزداد تركيزك في عملك مما يرفع من كفاءتك ويحسن جميع مهاراتك الأخرى.

أهم مهارات إدارة الوقت

تتضمن مهارات إدارة الوقت مجموعة متكاملة من المهارات التي سوف تساعدك على إدارة وقتك بشكل مثالي، فيما يلي سوف نذكر بعضاً من أهم هذه المهارات.

1. تحديد الأولويات

تعد إحدى أهم مهارات إدارة الوقت، قبل أن تبدأ يومك اكتب قائمة بالمهام التي تنوي إنجازها اليوم، صنف مهامك حسب أولويتها إلى أعمال تقوم بها أولاً ثم أعمال تقوم بها تالياً ثم أعمال تقوم بها في وقت لاحق إن سنحت لك الفرصة، ولا تنسَ إبقاء فسحة فارغة تحسباً لظهور مهام جديدة.

2. حدد المواعيد النهائية

حدد موعداً نهائياً واقعياً لكل عمل تستلمه واحرص على الالتزام به، حبذا لو تكتبه على ورقة لاصقة تضعها على مرأى من بصرك دائماً، تحدى نفسك لتنجز المهام على الوقت وكافئ نفسك عندما تنجح.

3. احذر من التسويف

التسويف يعني اختلاق الأعذار من أجل تأجيل الأعمال والمهام إلى وقت لاحق، عادة ما يلجأ الناس إلى التسويف خوفاً من القلق الذي يصاحب المهام في بدايتها أو عند إكمالها، ومن أجل تجنب التسويف تحتاج إلى الكثير من العزم والإرادة، ويمكنك إضافة فترات استراحة قصيرة في جدول أعمالك من أجل تجنب التسويف، كما أن تقسيم الأعمال إلى مهام صغيرة يساعدك على البقاء في المسار الصحيح.

4. حافظ على هدوئك وتعامل مع التوتر والإجهاد بحكمة

يحدث الإجهاد عندما نقوم بأعمال تفوق طاقتنا، وهذا يسبب التعب لأجسامنا وعقولنا ويؤدي إلى التوتر الذي يسبب مشاكل لا تعد ولا تحصى، يأتي التوتر بأشكال مختلفة، وعادة ما يستخدم الأشخاص الذين يتقنون مهارات إدارة الوقت طرقاً عدة للتخلص من التوتر والإجهاد مثلاً: اخرج وتمشى ومارس بعض التمارين الرياضية، أو اجلس وتأمل في مكان هادئ واستمع لبعض الموسيقى، أو جرب التحدث مع صديق عن حياتك وهمومك أو عن هواياتكم المشتركة، كل هذه الطرق سوف تساعدك، لكن يبقى تجنب الإجهاد هو الحل الأفضل.

5. تجنب تعدد المهام

يعتقد معظم الناس أن تعدد المهام وسيلة فعالة لزيادة الإنتاج، لكن في الحقيقة نحن نقوم بالعمل بشكل أفضل عندما ننجز كل مهمة على حدة، إن تعدد المهام يعيق العمل وكما ذكرنا سابقاً يؤدي إلى التوتر والإجهاد، لذا يستحسن تجنبه لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.

6. ابدأ مبكراً

جميع الأشخاص الناجحين الذين يتقنون مهارات إدارة الوقت يبدؤون يومهم باكراً، هذا يمنحهم الوقت للجلوس والتخطيط ليومهم على مهل، عندما يستيقظ المرء مبكراً يكون ذهنه صافياً وأقدر على التفكير والإبداع، إن لم تكن من محبي الاستيقاظ المبكر فلتجرب النهوض أبكر من المعتاد بثلاثين دقيقة، سوف تندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه في هذا الوقت.

7. تعلم أن تقول "لا"

ارفض بأدب قبول مهام إضافية إذا كنت تعتقد أن برنامجك اليومي ممتلئ بالكامل أو إن كان هذا سوف يؤثر على جدول أعمالك، الكثير من الناس يعتقدون أن الرفض سوف يجعلهم يبدون أنانيين، لكن في الحقيقة إن الرفض مهارة إدارة وقت ضرورية توفر لك المزيد من الطاقة لإنهاء عملك على أكمل وجه، لن يكون من الجيد أن تقبل كل الأعمال ثم لا تستطيع إنجاز أي واحد منها.

8. تفويض المهام

يمكنك اللجوء إلى هذه الطريقة إذا شعرت أن المهام التي توليتها أكثر مما تتحمل، لا يعني التفويض أنك تتهرب من مسؤولياتك، بل يعني ذلك أنك تتعلم فن الإدارة السليمة لمهامك، كما أنّ تفويض المهام سوف يشعر مرؤوسيك أنك تثق بهم.

9. إنشاء جدول

احمل معك دفتراً أو استخدم تطبيق الملاحظات في هاتفك، وقم بإدراج جميع المهام التي يتعين عليك إنجازها، قم بعمل قائمة مهام كل يوم بيومه وحدد الأولويات، إذا كان هناك مهمة كبيرة اجعلها الوحيدة في القائمة وأجِّل الباقي إلى اليوم التالي، عندما تنظر إلى قائمة مهامك المنجزة في نهاية كل يوم سوف تشعر بالإنجاز والرضا.

10. خذ فترات راحة منتظمة

يجب أن تأخذ فترة استراحة كلما شعرت بالتعب لكن من الأفضل أن تحدد فترات راحة منتظمة، سوف تشعر بالتحفيز وتتغلب على الملل عندما تعرف أن هناك فترة راحة قادمة.

وهكذا نكون قد سلطنا الضوء على أهم مهارات إدارة الوقت، الباقي عليك هو أن تستخدمها لتحسن حياتك في العمل والمنزل، وتذكر أن مهارات إدارة الوقت تتطلب ممارسة يومية من أجل إتقانها بشكل تام، استخدم الاستراتيجيات المذكورة في الأعلى لبضعة أسابيع وسوف تندهش من النتائج.

نقدم في شركة أفق خدمات التسويق الاحترافي بكافة أنواعه وخدمات تصميم المحتوى والإعلان والنشر، تواصل معنا للحصول على الاستراتيجية التسويقية المتكاملة لعملك التجاري.

احجز الآن