كيف تكتب خطة العمل؟

لدينا جميعاً أهداف نريد أن نحققها، قد تهدف مثلاُ إلى فقدان بعض من وزنك، أو دفع تكاليف الدراسة أو الضرائب بنفسك، وربما لديك هدف أكبر من ذلك، مثل بدء عمل تجاري أو تطوير ورشة عملك، وسواء أكانت أهدافاً صغيرة أم كبيرة، فلا شك أنك ترغب في تحققها على أفضل نحو ممكن، ومن أجل ذلك ينبغي أن تكون لديك خطة عمل.

لكن، ما هي خطة العمل؟ وهل هي مهمة لهذه الدرجة؟ وهل توجد خطوات لكتابتها؟ سنتعرف إلى تفاصيل ذلك في المقال التالي.

ما هي خطة العمل؟

خطة العمل (Action Plan) هي قائمة مرجعية تحوي المهام التي عليك إنجازها لتحقيق هدف في تاريخ محدد، ويعتمد طول وتعقيد خطة العمل على مدى تعقيد هدفك، إذ يمكن أن يتراوح طولها من صفحة إلى صفحات عدة.

خطة العمل جزء أساسي من عملية التخطيط الاستراتيجي، وهي ليست مفيدة فقط في إدارة المشاريع وتحسين العمل الجماعي، وإنما في مساعدة الأفراد على تحقيق أهدافهم الشخصية أيضاً.

ما مدى أهمية خطة العمل؟

عدم إنشاء خطة عمل هو السبب في إخفاق الشركات في معظم الأحيان، يقول بينجامين فرانكلين: "الفشل في الخطيط هو التخطيط للفشل." يساعدك التخطيط على الاستعداد للعقبات المستقبلية المحتملة والبقاء على المسار الصحيح في العمل بل وزيادة الإنتاجية والأرباح.

وعلى مستوى فردي، فكثيراً ما نخطط للقيام بأعمال ولكننا نستمر بتأجيلها وبالمماطلة حتى ننسى، لكن خطة العمل ستساعدك في التغلب على التسويف والمماطلة، لأنها تساعدك على البقاء متحمساً وتضمن لك البقاء على المسار الصحيح لتحقيق هدفك ضمن الفترة الزمنية المحددة، وضمن ميزانية محددة أيضاً.

بالإضافة إلى المماطلة، قد تشعر بالارتباك وتفقد الدافع لتحقيق هدفك بمرور الوقت، ولكن عندما تنشئ خطة العمل سيزول الارتباك لأن خطة العمل تقسِّم العمل لأجزاء صغيرة ومنظمة.

كيفية إنشاء خطة العمل

فيما يلي ست خطوات عليك اتباعها عند إنشاء خطة العمل:

1. حدد هدفك النهائي

إن كنت تريد إنشاء خطة عمل، تحتاج أولاً إلى تحديد هدفك، ولتحديد هدفك بشكل صحيح، عليك استعمال طريقة تحديد الأهداف الذكية SMART، وتعني أن هدفك ينبغي أن يكون:

• محدداً: حدد هدفك بوضوح، مثلاً: فقدان الوزن.

• قابلاً للقياس: حدد المقياس أو المقاييس التي ستعتمدها للتأكد من تحقيقك للهدف، مثلاً: "أريد خسارة 15 كيلوغرام من وزني"

• ممكن التحقيق: أحرص على أن يكون هدفك واقعياً، إن خسارة 15 كيلوغرام خلال شهر واحد شبه مستحيل وغير آمن! لكنه ممكن خلال شهرين أو ثلاثة.

• وثيق الصلة: اسأل نفسك: لماذا أفعل هذا؟ هل هذا الهدف مهم بالنسبة إلي؟ ينبغي أن يكون هدفك وثيق الصلة مع مبادئك وقيمك، لا تقم بشيء يتعارض مع قيمك لإرضاء الآخرين.

• محدداً بوقت: حدد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء، وإذا كان تحقيق هدفك يحتاج إلى إنجاز الكثير من الخطوات، فحدد وقت البدء والانتهاء من كل خطوة.

وهكذا ستكون الصيغة الكاملة للهدف الذكي في مثالنا عن فقدان الوزن: "أريد خسارة 15 كيلوغرام خلال شهرين لأنني أريد أن أكون رشيقاً وبصحة بدنية وعقلية جيدة، وأن أكون قدوة حسنة لأبنائي، وأن يدركوا مدى أهمية الصحة."

2. اختر الأداة التي تناسبك لإنشاء خطة العمل عليها

تعتمد الأداة التي ستستعملها لإنشاء خطة العمل الخاصة بك على مدى تعقيد هدفك وخطتك، وبشكل عام، يمكنك إنشاء خطة العمل باستعمال البرامج المكتبية المتاحة، مثل Microsoft Excel أو Microsoft Word، يمكنك أيضاً استعمال دفتر مخصص لخطة العمل إن كنت ممن يفصلون التخطيط بالورقة والقلم.

أما إذا كانت خطة العمل الخاصة بك كبيرة ومعقدة، فننصحك بالاستعانة بالمتخصصين لمساعدتك في وضعها.

3. سجِّل خياراتك وفكر بها ملياً

الآن وقد حددت هدفك، سجِّل خياراتك وفوائد وتكاليف كل خيار، بالعودة إلى مثال تخفيف الوزن، يمكنك البحث عن أنواع الحميات الغذائية التي تناسبك وتسجيل إيجابيات وسلبيات كل واحدة منها، ريما تناسبك حمية البحر المتوسط أكثر من الحمية منخفضة البروتين، إن التبس عليك الأمر، فاطلب المساعدة من الخبراء في المجال الذي تبحث فيه.

4. حدد ميزانيتك والموارد المطلوبة

لا تتطلب الأهداف جميعها تحديد ميزانية، ولكن كثيراً منها يتطلب ذلك، لذا من الأفضل أن تحدد ميزانيتك سلفاً، حدد الموارد التي تحتاجها لإكمال كل خطوة من خطوات خطة العمل.

تتضمن الموارد الرئيسية التي تحتاجها لتحقيق أهدافك: الوقت والمال والتقنية والأشخاص، وبطبيعة الحال، كلما كانت التكنولوجيا التي تستعملها أحدث والأشخاص الذين يساعدونك أكثر، كلما قلَّ الوقت الذي ستستغرقه في إنجاز هدفك، أما إذا كانت مواردك قليلة، فستستغرق وقتاً أطول.

5. ضع قائمة بالخطوات التي عليك اتخاذها

مثلما تتألف هذه المقالة من خطوات، عليك أن تسجل قائمة بالخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها في خطة العمل الخاصة بك.

ابدأ بإنشاء قائمة للأولويات تتضمن الخطوات التي لا بد منها لتحقيق هدفك، فصِّل في القائمة، ضمِّن كل خطوة رئيسية مجموعة من الخطوات الفرعية، فعند البحث عن أخصائي تغذية جيد، لا يكفي البحث عبر الإنترنت، عليك أن تسأل معارفك وأصدقائك عن تجاربهم.

بعد توثيق الخطوات الرئيسية والفرعية جميعها، حدِّد المسؤول عن تنفيذ كل واحدة منها، والأدوات والتقنيات اللازمة لإنجاز كل خطوة، والتكلفة المتوقعة لكل واحدة، كي تبقى ضمن الميزانية التي حددتها.

ثم حدِّد المدة التي ستستغرقها كل خطوة، وإن كنت تعمل مع فريق فنبههم إلى ضرورة العمل ضمن الجدول الزمني المحدد.

6. راقب سير خطة العمل وأجرِ التعديلات اللازمة

بمجرد بدء العمل بالخطة، عليك مراقبة سير العمل، فربما تحتاج إلى إجراء بعض التعديلات لضمان البقاء ضمن الميزانية والوقت المحددين، قد تضطر إلى إنجاز بعض المهام بمفردك للتقليل من التكاليف، وهنا عليك تخصيص وقت لتعلم واكتساب مهارات جديدة.

إن وجدت أن بعض المهام ستستغرق وقتاً أكثر مما توقعت، فلا بأس في تعديل المخطط الزمني.

خطة العمل دليل مرئي يساعدك على تحقيق أهدافك على النحو الأفضل، تساعدك خطة العمل المصممة جيداً على البقاء متحمساً وملتزماً بهدفك، كما أنها مرنة وتسمح بإجراء التعديلات طالما أنك تستمر بالسير نحو تحقيق هدفك، اسأل نفسك دائماً: "لماذا؟"، لتتذكر هدفك النهائي الذي يعبر عنك وعن قيمك مبادئك، يماطل الكثيرون في تحقيق أهدافهم لأنهم لا يملكون أسباباً قوية لتحقيقها، وأنت لست مثلهم، فقد صرت تملك المفتاح لتحقيق أهدافك: خطة العمل.

نقدم في شركة أفق خدمات التسويق الاحترافي بكافة أنواعه وخدمات تصميم المحتوى والإعلان والنشر، تواصل معنا للحصول على الاستراتيجية التسويقية المتكاملة لعملك التجاري.

احجز الآن

تحرير: بسمة أطرش

المصادر [1] [2]