ما هي أسرار اجتماعات العمل الناجحة؟

يراد من اجتماعات العمل أن تكون مكاناً للعصف الذهني والإبداع. ولكن هل تكون كذلك عادةً؟ كيف حال اجتماعات العمل في شركاتكم؟ هل يتجاهل أفراد الفريق المدير أثناء كلامه ويستخدمون هواتفهم لإرسال الرسائل النصية أو تصفح الفيس بوك؟ هل يطول الاجتماع أكثر من اللازم لأن أحدهم يفرط في الكلام ولا يتوقف عن مقاطعة المتحدث في منتصف كلامه؟ إن كانت هذه الأمور موجودة فيجب تغيير طريقة عمل اجتماعات العمل لديكم، وإلا سوف تجتمعون ساعات طويلة من دون فائدة، وسيخرج الموظفون منها متعبين وغاضبين وكارهين لاجتماعات العمل! كيف يمكن تغيير هذا؟ وكيف تحافظ على وقت وجهد أفراد فريقك وتجعلهم يتحمسون للاجتماعات؟ في هذا المقال سنقدم لكم أسرار اجتماعات العمل الناجحة.

كيف تجعل اجتماعات العمل فعالة؟

إدارة الاجتماع أو ترأسه يعني أكثر من إلزام المشاركين بجدول معين، فهي تعني أن تكون مسؤولاً عن جذب انتباه الحاضرين وضمان مشاركتهم الفعالة، وهذا يتطلب قدراً معيناً من مهارات التواصل والذكاء العاطفي ومهارات حل المشاكل وبعض المهارات الأخرى. تذكر أنّ مهارات إدارة الاجتماعات -مثل غيرها من المهارات- تتحسن بالممارسة وبمرور الوقت مع مهارات العمل.

وبشكل عام، تنقسم اجتماعات العمل إلى أربعة مراحل، وإليك نصائح لتحسين كل مرحلة منها:

المرحلة الأولى: التخطيط

التخطيط للاجتماع بشكل جيد يضمن تفادي إضاعة وقت الاجتماع ووقت المشاركين فيه، ويكون هذا عن طريق الخطوات التالية:

1. تحديد هدف الاجتماع: هل سيكون الاجتماع من أجل طرح ومراجعة الأفكار الجديدة؟ أو لوضع خطط العمل للأشهر القادمة؟ أم أنّ الهدف من الاجتماع هو الاجتماع فقط؟ إن كان الأمر كذلك فسيكون الاجتماع مملاً وعديم الفائدة. عندما تضع هدفاً واضحاً يمكنك بناء بقية برنامج الاجتماع عليه بحيث يكون هذا البرنامج هو الخريطة التي ستوجهكم نحو الهدف الموضوع.

2. استعد جيداً للاجتماع: سوف تضيع الكثير من الوقت إذا لم تحضِّر مستلزمات الاجتماع قبل بدئه، أعدَّ المعلومات والمستندات المتعلقة بالاجتماع قبل أن يبدأ لتكون جاهزة عند الحاجة.

3. قم بإعداد برنامج للاجتماع: حدِّد فيه مدة زمنية لكل قضية تنوون مناقشتها، وإذا كان هناك من يريد طرح مواضيع أخرى فتذكر أن تضيف هذا إلى البرنامج، وأرسله لجميع الأعضاء قبل الاجتماع. يجب أن يكون الجميع على دراية بمواضيع الاجتماع لكي يكونوا مستعدين للمشاركة. كما يجب أن يرضي البرنامج الجميع، لذا تأكد من عدم وجود أي شكوى قبل اعتماده. ولا بأس بوضع بعض القواعد مثل "عدم المقاطعة" في حال وجود بعض المشوشين المحتملين.

المرحلة الثانية تنظيم الاجتماع

وهي أهم مرحلة، لأن فشلها يعني فشل الاجتماع. لضمان نجاحها اتبع الخطوات التالية:

1. الالتزام بالمواعيد المحددة

تضييع الوقت من أول الأسباب التي تجعل الموظفين يكرهون اجتماعات العمل، إضافة إلى أنه تصرف غير لائق. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد حتى لو لم يكن كل الأعضاء حاضرين، أغلق الباب عند بدء الاجتماع ولا تسمح لأحد بالدخول. وإن تكرر تأخر بعض الأعضاء أو غيابهم فقد يدل هذا على ضرورة تغيير مواعيد اجتماعات العمل عندكم.

2. تجهيز موقع الاجتماع

كلما كان مكان الاجتماع مريحاً أكثر كلما كان الاجتماع أفضل، اذهب إلى موقع الاجتماع المحدد قبل بدئه وتأكد أنه جاهز تماماً ومريح، كما يفضل أن تعدذَ الغرفة بشكل مركزي؛ بحيث يجلس الجميع بشكل دائرة وليس بشكل صفوف كما في قاعة المحاضرات.

3. احرص على تلطيف الأجواء

خصص وقتاً حراً قبل الاجتماع وبعده ليتحدث المشاركون عن حياتهم أو أي مواضيع أخرى خارج إطار العمل، فهذا سيشجعهم على الانضمام للاجتماع ويجعل الأعضاء يتعرفون على بعضهم أكثر.

المرحلة الثالثة: إدارة الاجتماع

ترؤس اجتماع العمل لا يعني فقط الجلوس على رأس الطاولة، كونك رئيس الاجتماع يعني أنك مسؤول عن كل ما يلي:

القيام بالتعريفات: أي تعريف الحاضرين ببعضهم أو دعوتهم للتعريف عن أنفسهم، وثم تعريف نفسك بشكل مختصر. وفي حال وجود ضيف فمن واجبك أن تعرفه على الجميع، وهنا لا بد من الإشارة إلى مدى تأثير عملية التعريف على سير اجتماع العمل، فهذه العملية القصيرة والبسيطة تخلق جواً من الود والألفة وتجعل الجميع يشعرون بالراحة.

انتبه للوقت: ذكرنا هذه النقطة سابقاً وسنبقى نذكرها لأهميتها، انتبه جيداً للوقت الذي حددته لكل فقرة وحاول ألا تتجاوزه أبداً، وإن شعرت أنك تستطيع الالتزام به فاستأذن جميع الحاضرين قبل تمديد وقت الاجتماع، يحترم الناس اجتماع العمل الذي يُدار بشكل جيد، وبالمقابل، لا ينسون الاجتماعات التي لم يتوقف فيها أحدهم عن الكلام حتى عندما تجاوز وقته.

التلخيص: بعد الانتهاء من مناقشة كل موضوع قم بتدوين جميع الأفكار والمقترحات التي توصلتم إليها، ثم انتقل إلى الموضوع التالي إذا لم يكن هناك أي اعتراض.

أحسن استخدام السلطة: انتبه لما تقوله وكيف تقوله واحذر من التحيز، استخدم مركزك لتشجيع الجميع على المشاركة وأظهر تقديرك للذين يشاركون آرائهم وأفكارهم. ويمكنك استخدام اجتماعات العمل لتدريب القادة الجدد عن طريق التناوب على رئاسة الاجتماع.

المرحلة الرابعة: متابعة الاجتماع

انتهاء الاجتماع لا يعني انتهاء العمل، فما يزال هناك مزيد من الأمور التي يجب عليك التأكد منها قبل أن تستريح:

الاستماع إلى الآراء والتعليقات: أفضل طريقة لتطوير اجتماعات العمل هي سؤال المشاركين في عن آرائهم وأفكارهم حول الاجتماع، ليس من الضروري القيام بهذا بعد كل اجتماع، يكفي سؤال المشاركين عن رأيهم بالاجتماعات كل مدة للتأكد من معنويات الجميع ونشاطهم الذهني.

تبادل أرقام الهواتف: ربما يود المدير أو رئيس الاجتماع مواصلة النقاش في أمور تخصصية مع بعض الأعضاء، وتبادل أرقام الهواتف أو عناوين البريد يزيد من تماسك أفراد المجموعة.

الملخص النهائي للاجتماع: الخطوة الأخيرة لكل اجتماع عمل هي كتابة تقرير يلخص كل ما تم نقاشه والتوصل إليه في الاجتماع، يمكن اعتماد مدى أهمية القرارات المتخذة كمقياس لنجاح الاجتماع. ربما يكون من الملل كتابة تقرير بعد كل اجتماع عمل، لذا يمكنك تجربة بعض البدائل؛ مثل كتابة التقرير أثناء الاجتماع أو كتابته على شكل قصة أو طريقة أخرى تناسبك.

بعض التدابير الوقائية

التدابير الوقائية هي تقنيات تستخدم لمنع التشويش منذ بداية الاجتماع، وهي:

أصغِ لتفهم: لا تتظاهر بالاستماع عندما يتحدث إليك أحدهم، بل أصغِ جيداً حتى تفهم الأفكار التي يحاول إيصالها.

التزم بدورك: لا تحاول لعب دور الرئيس والمشارك في نفس الوقت، وإلا سوف تسبب استياء المشاركين وقد تفقد السيطرة على الاجتماع، إذا كنت رئيس الاجتماع فقدم الأفكار لكن لا تقدم الآراء مباشرة.

لا تتسرع باتخاذ موقف دفاعي: إذا قوبلت أفكارك بالرفض أو الانتقاد فاخطو خطوة للوراء قبل أن ترد، فالإكثار من الدفاع يعني أنك لا تتحمل النقد وبهذا تخاطر بخسارة احترام أفراد المجموعة

والآن أصبحت تملك كل ما يلزم لإدارة اجتماع عمل ناجح، تصنع الاجتماعات الناجحة شركة ناجحة، والعكس صحيح! هل حضرت أو ترأست اجتماع عمل؟ شاركنا خبراتك في التعليقات.

تقدم مؤسسة أفق للإعلام والنشر خدمات صناعة المحتوى التسويقي بأنواعه (التصميم الجرافيكي، المحتوى الكتابي، محتوى الصوت والفيديو) للعلامات التجارية، بجودة عالية وميزات تنافسية! تواصل معنا لتنال علامتك التجارية مكانتها التي تستحقها في سوق العمل!

احجز الآن!

المصادر [1]