ما هو التفويض الإداري وكيف تحقق أفضل استفادة منه؟

يدرك كل مدير –جديد أو قديم- أن التفويض الإداري ضروري لتحقيق أعلى إنتاجية من دون الضغط على نفسه وفريقه. لكن عندما يحين وقت التفويض تظهر صعوبته الحقيقة، لأن لكل نوع من المهمات نوعاً يقابله من أنواع التفويض الإداري، ولكل موظف في الفريق مهمات يبدع بإنجازها. فما الحل؟

نشارككم في هذه المقالة تعريف التفويض الإداري وفوائده، وأنواع المهمات القابلة للتفويض، وكيفية اختيار الموظفين الملائمين لكل مهمة، بالإضافة إلى أنواع التفويض الإداري، ومهارات التفويض التي يحتاجه كل مسؤول في القيادة والإدارة.

ما هو التفويض الإداري؟

التفويض الإداري هو إسناد المهام والسلطة والمسؤوليات للآخرين، عادة لأعضاء الفريق أو المرؤوسين، لتحقيق هدف مشترك.

لا يعني التفويض إلقاء القادة مسؤولياتهم على الآخرين؛ وإنما التعرف على إمكانات الموظفين ومن ثم تفويض المسؤوليات وفقاً لذلك.

يقول رائد الأعمال "أندرو كارنيجي": "لن يتحقق النجاح لأي شخص يريد تأسيس عمل تجاري عظيم إذا كان يريد أن يفعل كل شيء بنفسه أو يحوز الفضل كله."

متى تحتاج إلى التفويض الإداري؟

يتحمل المديرون مسؤولية التخطيط الاستراتيجي عالي المستوى، لكن ذلك يستغرق وقتاً وجهداً كبيرين، وهذا يعني أن عليهم تخفيف أعباء الانشغال بالمهمات الأخرى.

على سبيل المثال، إذا كنت مدير تسويق تشرف على حملة بريد إلكتروني لمجموعة من العملاء. تحتاج إلى صناعة المحتوى التسويقي للحملة أولاً، ثم إنجاز التصاميم وإنشاء قائمة بريد إلكتروني لجمهورك المستهدف. ثم إضافة الحملة إلى برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني.

عند تفويض المهام لهذه الحملة، ينبغي لك إرسال تعليمات مفصلة عبر البريد الإلكتروني أو أداة التفويض، لضمان وصول رؤيتك وأهدافك في التعليمات. اختر الموظفين المثاليين لمساعدتك، وهم في مثالنا هذا:

• مصمم الجرافيك: لتصميم الصور المناسبة لمحتوى رسائل البريد الإلكتروني.

• كاتب الإعلانات (Copywriter): ليكتب ويحرر المحتوى، بما في ذلك عناوين الرسائل.

• متخصص التسويق الرقمي: لسحب قائمة البريد الإلكتروني من مصادر مثل Salesforce أو أي أداة لإدارة علاقات العملاء (CRM).

بمجرد أن يكمل كل عضو في فريقك مهماته المفوَّضة إليه، يجب أن يرسلها إليك لمراجعتها. وبعد اكتمال العمل عليك تجميع كل الأجزاء معاً وجدولة حملة البريد الإلكتروني للنشر.

وبشكل عام، يمكن تقسيم المهمات التي يمكنك تفويضها إلى 3 أنواع، وهي:

1. المهمات الشاقة التي لا تؤثر على النمو

كل ما تنجزه أنت وأعضاء فريقك مهم للشركة بشكل عام. لكن مهمات مثل إدخال البيانات وتنظيم الملفات والعمل الكتابي والمهام الإدارية الأخرى ليست المحرك الرئيسي لنمو الشركة.

عادةً ما تكون هذه المهمات بسيطة ولا تتطلب خبرة كبيرة، وصحيح أن بإمكانك إتمامها بنفسك بسهولة، لكنك ستوفر وقتك عن طريق تفويضها إلى العاملين لديك بينما تنجز مهمات أخرى.

2· المهمات التي تستنزف الشغف

عندما كنت في ترتيب إداري أقل مما أنت عليه الآن، ربما كانت لديك مهمات معينة لم لكن تنجزها بشغف. لكنك الآن في منصب يسمح لك بتفويض بعضها إلى موظفيك للتخفيف من إجهادك العقلي والعاطفي.

3· المهمات التي يمكن لشخص آخر إنجازها أفضل منك

كونك قائداً لا يجعلك الأنسب والأفضل تلقائياً. يتمتع أعضاء فريقك بمواهبهم الخاصة، والتي يمكن لبعضها سد الثغرات لديك، لذلك يجب أن تكون متواضعاً بما يكفي لترى وتعترف بأن شخصاً آخر قد يكون أفضل منك لإنجاز مهمة ما.

فوائد التفويض الإداري

يتجنب بعض المديرين تفويض المهام خوفاً من استغناء فرقهم عنهم بشكل جزئي أو تام، ولا ينتبهون إلى فوائد التفويض الإداري لكل من الشركات والأفراد، فهو يساعد في:

1. تطوير مهارات جديدة لدى الموظفين

يتعلم الموظفون مهارات جديدة عند إتمام مهمات خارج روتينهم المهني، ويواجهون تحديات ومسؤوليات جديدة. وسيساعدهم كل ذلك على النمو مهنياً وشخصياً.

2. بناء الثقة

عندما يحصل موظف على تفويض بأداء مهمة معينة، سيضع بالحسبان أن من قام بتفويضه يثق به وبأدائه. تقوي الثقة علاقات الموظفين ببعضهم بعضاً، وتحسن الروح المعنوية في مكان العمل.

3. تمكين الموظفين

غالباً ما يشعر الموظف بالفخر عندما يثق به المدير لأداء مهماته. وهذا الشعور بالفخر يمكن أن يحفزه على أداء أفضل في العمل.

3. زيادة المساءلة

قد ينجز الموظفون مهماتهم المفوضة إليهم بمسؤولية عالية، لأنهم يعرفون أن شخصاً آخر هو المسؤول في النهاية عن ذلك. وأن عليهم إنجاز المهمة بشكل جيد نيابة عن الشخص الذي وثق بهم لأدائها.

4. تقليل التوتر

يمكن للأشخاص الذين يفوضون المهام بشكل مسؤول إلى موظفين آخرين إدارة أعباء العمل ومستويات الإجهاد بشكل أكثر فعالية.

5. خلق فرص التعلم

قد لا يفهم الشخص الذي يؤدي مهمة مفوَّضة إليه كيفية إكمالها تماماً، لكن هذا يمنح المفوِّض الفرصة لتعليم ذلك الموظف مهارات جديدة، وأدائها بشكل أفضل في المرات التالية.

اقرأ أيضاً: 7 طرق لتعزيز الصحة النفسية في بيئة العمل

أنواع التفويض الإداري

التفويض الفعال جزء أساسي من وظيفة كل مدير. ولهذا فإن فهم الأنواع المختلفة للتفويض وفوائد كل منها أمور مهمة للغاية لضمان نجاح الإدارة. ويمكن تقسيم أنواع التفويض الإداري إلى الثنائيات التالية:

1. التفويض الكامل والجزئي

يمكن للمديرين إما تفويض المسؤولية بالكامل وإما تفويض جزء فقط من المهمة أو المشروع. وحتى عند التفويض الجزئي ينبغي ألا ينسحب المديرون من العمل تماماً بنسبة 100%، وإنما يجب فحصه بانتظام.

يتيح التفويض الجزئي للموظفين مزيداً من السيطرة على عملهم، ويمكن أن يزيد من إنتاجية الفريق. لكن قد يقع التباس إذا لم يضمن المدير الشفافية والوضوح في توزيع العمل.

تعمل مستويات التفويض الفعال المختلفة بحسب الموقف والفريق. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يفتقر إلى المعرفة المحددة المطلوبة لمهمة ما لكن لديه المهارات اللازمة لبعض أجزاء المهمة، فقد يكون التفويض الجزئي فعالاً.

2. التفويض العام والمُحدَّد

التفويض العام من أكثر أنواع التفويض شيوعاً، وهو تفويض مهمة أو مشروع لموظف دون تحديد مستوى التفويض أو أي تفاصيل. ومع أنه يمنح مزيداً من الحرية للموظفين لبدء المهمة، إلا أنه قد يؤدي إلى حدوث ارتباك بسبب تخطي الحدود الإدارية مثل التنظيم والتخطيط والتوجيه.

من ناحية أخرى، يُؤطِّر التفويض المُحدَّد التفاصيلَ اللازمة للموظف لإتمام المهمة بشكل صحيح. وهكذا يكون لدى الموظفين تفاصيل واضحة حول مسؤولياتهم.

3. التفويض الرسمي وغير الرسمي

يُطلق على التفويض الذي يتم تنفيذه ضمن الهيكل المحدد للمنظمة اسم التفويض الرسمي. وفيه يتم تحديد المسؤوليات بوضوح حسب السابقة، حيث يدرك الموظفون التوقعات العامة التي يضمرها المديرون تجاههم. كما يكونون ملزمين بتنفيذ المهمة وضمان النتائج.

بالمقابل، يجري التفويض غير الرسمي بسبب الظروف. على سبيل المثال، قد يضطر الموظف إلى تولي واجبات إضافية في حالة غياب مديره أو مساعده، لأن الموعد النهائي يقترب بسرعة. وهو تفويض ذاتي واختياري غالباً لأن الموظف غير مُلزم به. لكن النجاح فيه يمكن أن يشكل نقلة نوعية في الحياة المهنية.

مهارات التفويض الفعال

لا يوجد قسم مستقل من المهارات يسمى بـ"مهارات التفويض"، وإنما يتعلق الأمر بكيفية وضع خبراتك ومهاراتك موضع التنفيذ، وتوظيفها في تفويض المهمات المناسبة للأشخاص المناسبين ضمن الظروف المناسبة.

وبشكل عام، يتطلب التفويض الفعال المهارات الأربع التالية:

1. مهارات التواصل

يعتمد الناس على مهارات التواصل اللفظي عندما يتعلمون عن المهمة الموكلة إليهم وأسباب تكليفهم بها. إذا كان لدى الشخص الذي تفوِّض إليه أي أسئلة حول مهمته، فاستخدم مهارات الاتصال لديك للإجابة عليها.

2. تقديم الملاحظات البناءة

تتطلب العديد من أنواع التفويض الفعال أن يقدِّم المفوِّض ملاحظات نهائية أو خلال إنجاز المهمة. يجب أن تكون التعليقات بناءة وأن تتضمن نصائح يمكن للموظف استخدامها لتحسين أدائه في المستقبل.

إذا كان عليك تصحيح أي أخطاء، فتأكد أيضاً من مدح الموظف على الأشياء التي قام بها بشكل جيد للمساعدة في رفع معنوياته. فكلما زاد تقديرك لعمل الآخرين، زادت ثقتهم بنفسهم وتحسن أداؤهم.

اقرأ أيضاً: كيف تطبق مهارات الذكاء العاطفي في العمل؟

3. مهارات التدريب

غالباً ما يعني التفويض تكليف شخص بواجبات غير مألوفة له. ولهذا عليك اكتساب مهارات التدريب لتعليمه المهارات الجديدة وتوجيهه. ومن المهم أيضاً أن تتحلى بالصبر بينما يحاول زميلك في العمل احتواء مسؤوليته الجديدة.

4. مهارة إدارة الوقت

يحتاج الذين يفوضون المهام إلى اكتساب مهارات إدارة الوقت، لتقدير المدة التي يجب أن تستغرقها المهمات، وتقديم مواعيد نهائية معقولة للأشخاص الذين يعملون في مهامهم.

التفويض جزء أساسي من الإدارة الفعالة. إنه يخلق روح الفريق، ويجعل الجميع يشعرون بأنهم جزء من الفريق ، ويشجع التواصل، ويساعد قادة الفريق على تحديد إمكاناتهم.

في عالم الأعمال اليوم، لدى المؤسسات عبء عمل هائل ومجموعة معقدة من الأهداف، ويعتمد نجاحها في تحقيق أهدافها على التفويض الفعال بشكل كبير.

قم بتفويض مهام التسويق الرقمي بأكملها إلى مؤسسة أفق، اكتشف خدماتنا الاحترافية والشاملة في بناء العلامة التجارية وصناعة المحتوى والتسويق الرقمي. وتواصل معنا اليوم.

تواصل معنا الآن