تعلم إدارة الاجتماعات الناجحة في 9 خطوات

اجتماعات العمل النموذجية بيئة محفزة للإبداع والابتكار، لكن الاجتماعات غير المثمرة تستنزف وقتك وطاقتك أنت وفريقك! لهذا من الضروري أن تتعلم كيفية إدارة الاجتماعات سواء كانت اجتماعات عمل سريعة أو مخصصة لمناقشة استراتيجية أو للعصف الذهني. وفي هذه المقالة نشارككم كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة مع أي فريق وضمن أي بيئة عمل. ونلخص لكم مراحل إدارة الاجتماعات التسعة.

فوائد إدارة الاجتماعات

تقصي المنظمات 15% من وقتها في اجتماعات العمل، لكن ثلث تلك الاجتماعات لا تأتي بنتائج إيجابية وفقاً لدراسة أجرتها Zippia.

بالتأكيد هذا لا يعني أن عليك تقليل اجتماعات العمل أو التخلي عنها لكسب 15% من وقت العمل في مهمات أخرى. فالمشكلة الحقيقية لا تكمن في الاجتماع نفسه.

تؤثر طريقتك في إدارة الاجتماعات على التزام أعضاء فريقك بموعد الاجتماع ومدته وأهدافه. ويمكن أن تساعدك مهارات إدارة الاجتماعات في تقليل وقت الاجتماع وزيادة الاستفادة منه.

اقرأ أيضاً: للمدراء الناجحين، 7 خطوات لصنع واتخاذ القرار

مراحل إدارة الاجتماعات

إدارة الاجتماعات هي أكثر من مجرد جمع الناس في غرفة –حقيقية أو افتراضية- وترك الأمور لتجري على هواها. إليك 9 خطوات متدرجة واحترافية في كيفية إدارة الاجتماعات:

1. ضع جدول عمل واضحاً للاجتماع

عندما تكون في سباق مع الزمن ولديك الكثير من المهام، فإن اجتماعاً بلا هدف سيكون عثرة في طريقك.

ارسل جدول الاجتماع قبل انعقاده لترك فرصة للآخرين لتوقع ما سيجري وتحضير أي معلومات قد تطلب منهم.

ذكر استطلاع أجرته Dialpad أن 75% من الأشخاص يفضلون جدولة اجتماعات العمل في يوم أو وقت محدد مثل يوم الاثنين.

كثيراً ما تنحرف مناقشات الاجتماعات عن المسار المحدد أو تتفرع إلى مواضيع جانبية. لكن يمكنك استخدام مهارات إدارة الاجتماعات في إعادة توجيه المحادثة.

يمكنك أن تقول مثلاً: "هذه فكرة رائعة، لكنها ليست مطلوبة في الوقت حالي. دعونا نضيفها إلى الاجتماع القادم لنناقشها."

2. حدِّد النتائج المرجوة من الاجتماع

ينبغي أن تعرف من البداية ما تريد تحقيقه من الاجتماع. هل تبحث عن أفكار؟ هل تحتاج إلى الموافقة على الميزانية؟ هل تريد تقديم الدعم لأعضاء الفريق في مشروع صعب؟

كن واضحاً بشأن ما تريد، واعمل خلال الاجتماع لضمان تحققه. استخدم الدقائق الأخيرة من الاجتماع في متابعة الخطوات التالية وتعيين أشخاص للقيام بها. وهذا سيساعدك على وضع خطة عمل واضحة يعرفها الجميع.

ينبغي عليك أيضاً التأكد من أن جميع الحاضرين في الاجتماع لديهم دور يؤدونه في الفريق أو المشروع. لأن حضور شخص غير مشارك يعني تضييع وقته بينما بإمكانه تأدية مهام أخرى.

3. اعثر على البيئة المناسبة للاجتماع

مع ظهور العمل عن بعد والعمل المختلط أو الهجين، يمكنك اليوم إدارة الاجتماعات في أي مكان. لكن القرار عائد إليك في إدارة الاجتماع على أرض الواقع أو عبر الإنترنت.

يمكنك إدارة الاجتماعات التنفيذية عبر الإنترنت بسهولة وبسرعة وبشكل يومي. لكن إذا كان الاجتماع استراتيجياً ويركز على العصف الذهني والأفكار الجديدة فالأفضل إجراؤه على أرض الواقع.

4. حدِّد النقاط الرئيسية للاجتماع

إذا كنت تدير اجتماعاً يتطلب أفكاراً أو عصفاً ذهنياً، فعليك طرح النقاط الرئيسية على طاولة الاجتماع. لأنك ستستفيد منها في توجيه دفة الاجتماع في حال خرج عن مساره.

يمكنك وضع الأسئلة على الشاشة وسؤال الآخرين عن آرائهم، على سبيل المثال إذا كان الاجتماع لمناقشة إحدى الحملات التسويقية التي كان أداؤها ضعيفاً، فاطرح أسئلة مثل: "ما الذي أعجبكم في هذه الحملة؟" أو "ما الذي كان بإمكاننا القيام به بشكل أفضل؟"

5. امنح الجميع فرصة للتحدث

لكل شخص في الشركة مهمات ومسمى وظيفي، لكن ينبغي وضعها جانباً أثناء اجتماعات العمل. لأن التخصصات والمسميات سوف تحد من محاولات الإبداع والابتكار. فمثلاُ إن لم يكن مسموحاً لمدير التسويق بالتحدث عن مواضيع أخرى خارج التسويق، فقد تفوتكم أفكار إبداعية ومفيدة.

تظهر مهارات إدارة الاجتماعات عند إدراكك للفروق الفردية بين أعضاء فريقك، فبعض الناس أكثر صراحة بينما يحتاج آخرون إلى تشجيع على إبداء آرائهم. خذ زمام المبادرة واطرح أسئلة على بعض أعضاء الفريق إذا شعرت بأن فرصة المشاركة فاتتهم.

اقرأ أيضاً: كيف تطبق مهارات الذكاء العاطفي في العمل؟

6. شجِّع الأفكار والحلول

إذا كان مضمون الاجتماع يدور حول إيجاد حلول أو إبداع أفكار. فاطلب من الحضور تدوين فكرتين أو ثلاث قبل بدء الاجتماع.

ثم تجول حول طاولة الاجتماعات واطلب منهم مشاركة أفكارهم، وبعد طرح كل فكرة اطب آراء وملاحظات الآخرين وسجِّلها مركزاً على الفكرة نفسها وليس على من يقولها.

عندما تطلب من الآخرين تدوين أفكارهم مقدماً تكون قد منحتهم وقتاً للاستعداد نفسياً وفكرياً، وخاصة الذين لديهم ميل أقل للمشاركة.

7. انتبه للوقت

من السهل جداً أن تتجاوز الاجتماعات الوقت المخصص لها. لكن عليك أن تلتزم بالوقت المحدد لأن الآخرين لديهم مواعيد وأعمال أخرى في جداول أعمالهم.

ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد وأنهه في الوقت المحدد. كن دقيقاً في إدارة الاجتماعات، وسيعلم الآخرون أن عليهم احترام الوقت المخصص.

إذا كان الاجتماع يستغرق وقتاً طويلاً يمكنك إتاحة فاصل للراحة، مثل استراحة للقهوة أو لتفقد البريد الإلكتروني، لأن هذه النشاطات تتيح للناس فرصة للتحاور وشحن طاقتهم.

8. حدِّد الخطوات والإجراءات التالية

ينبغي أن تكون النتيجة النهائية للاجتماعات الناجحة على شكل خطوات وإجراءات واضحة.

ذكرنا سابقاً أن عليك استغلال الدقائق الأخيرة من اجتماعات العمل في توضيح الخطوات التالية، وينبغي أيضاً أن تختتم الاجتماع بملاحظة إيجابية ليغادر الجميع بهمة ونشاط.

ومن الضروري أيضاً مشاركة النتائج والملاحظات بعد الاجتماع كي لا يقع سوء تفاهم، وليكون الجميع على دراية بالمهام التي سيتحملون مسؤوليتها.

ومن المفيد هنا إضافة الملاحظات إلى مستند أو مجلد مشترك ليتمكن الجميع من متابعة آخر الحديثات. وينبغي عليك أيضاً تضمين المواعيد النهائية ليكون لدى كل شخص جدول زمني يعمل وفقه.

9. اطلب تعليقات وآراء وتقييمات

ربما تعتقد أن اجتماعات العمل لديك تسير بشكل جيد وأنها مثمرة للغاية. لكن قد لا يشاركك الآخرون هذا الاعتقاد.

اطلب من فريقك ملاحظات حول اجتماع معين بعد مرور فترة زمنية كافية لقياسه من جميع جوانبه، مثل شهر أو أسبوعين.

لا تضغط على أحد ليبدي رأيه، لكن ابقِ المجال مفتوحاً للجميع وبشكل إيجابي. اطرح السؤال التالي مثلاُ: "هل يوجد أي شيء برأيك يمكن أن يجعل اجتماعات العمل أفضل أو أكثر إفادة لك؟"

الاجتماعات وسيلة فعالة لتشجيع التعاون والتواصل مع أعضاء فريقك وتوليد أفكار جديدة. ومع ذلك فمن السهل أن يخرج الاجتماع عن المسار الصحيح مما سيقلل من فعاليته. لكن ليس بالنسبة لك ولفريقك، فقد أصبحت مهارات إدارة الاجتماعات بين يديك!

ابق على اطلاع على أحدث المواضيع في الإدارة والتسويق الرقمي بمتابعة مدونة مؤسسة أفق. وإن كان لديك استفسار حول خدماتنا في مجال التسويق الرقمي وصناعة المحتوى فلا تتردد في التواصل معنا!

تواصل معنا الآن

مصادر: 1