إدارة المشاريع التجارية ليست عملاً بسيطاً مثل إدارة مهام حياتنا اليومية، لا شك أن من يريد إدارة مشروع كامل بكل ما فيه من مخططات وعلاقات وشؤون قانونية سيحتاج إلى أداة تساعده على تنظيم وتخطيط مهامه وأعماله، وهذه الحاجة هي ما أوجدت أدوات إدارة المشاريع.
ما هي أدوات إدارة المشاريع؟
هي مجموعة من البرامج المصممة لزيادة التعاون والإنتاجية بين أفراد فرق العمل مما يساعدهم على إتمام مشاريعهم بكفاءة دون تجاوز الوقت أو الميزانية المحددة.
مكونات أدوات إدارة المشاريع
تأتي أدوات إدارة المشاريع بأشكال وأحجام متنوعة لكن معظمها يتكون بشكل أساسي من:
1. مخطط جانت
هذا المخطط واحد من أهم مكونات أدوات إدارة المشاريع، ومخطط جانت هو عبارة عن مخطط يصور الجدول الزمني الخاص بمشروعك مع توضيح الروابط بين عناصره، مما يمكنك من تتبع عملية سير المشروع ومعالجة أي انحراف أو مشكلة فور حدوثها ويساعدك على توزيع الموارد البشرية والمادية بأعلى كفاءة ممكنة.
2. خط أساس المشروع
هو المعيار الذي تنشئه عندما تبدأ مشروعك وتحدده عليه إمكانياتك المادية والبشرية وأهدافك وأوقات بدء المشاريع وانتهائها، ويضمن لك عدم الخروج عن خططك والالتزام بمواعيدك وميزانيتك.
3. هيكل تنظيم العمل
هذا الهيكل هو الأهم من بين جميع أدوات إدارة المهام، وهو عبارة عن مخطط هرمي أو شجري تقسم عليه مشروعك إلى خطوات ومهام صغيرة ثم توزعها على أفراد الفريق كل حسب اختصاصه مع مراعاة المدة الزمنية اللازمة لكل خطوة.
4. خطة إدارة التواصل
وضع خطة لإدارة التواصل يضمن بقاء جميع أفراد الفريق على علم بآخر المستجدات المتعلقة بالمشروع وهذا بدوره يسرع وتيرة عملهم، ويكون هذا عن طريق وضع خطة تحدد المعلومات الواجب نقلها ومن ينقلها ولمن.
5. أنشطة بناء الفريق
قد لا تكون العلاقة بين أنشطة بناء الفريق وإدارة المشاريع واضحة، لكن لا شك أنّ العلاقات بين فريق العمل وأصحاب المشاريع لا تقل أهمية عن المخططات والجداول لما لها من دور كبير في رفع معنويات أعضاء الفريق وتعاونهم، يمكنك إقامة بعض المسابقات أو الفعاليات الصغيرة بين أفراد الفريق أو دعوتهم إلى غداء جماعي.
اقرأ أيضاً: 7 من أدوات قياس الجودة الشاملة في المشاريع
أفضل أدوات إدارة المشاريع
تعج شبكة الأنترنت بآلاف لا بل بعشرات الآلاف من أدوات إدارة المشاريع بمختلف الأشكال والاحجام لكن ليس عليك أن تقلق أو تحتار لأننا جمعنا لك أفضل أدوات إدارة المشاريع:
1. منصة أنا
تعد منصة "أنا" الأولى من بين أدوات إدارة المشاريع العربية، وتحتوي على كل الأدوات الازمة لإدارة أي مشروع عبر الإنترنت، بالإضافة إلى تطبيق أخبار يبقيك مطلعاً على آخر مستجدات مجالك.
2. سكورو (Scoro):
وهي منصة متكاملة تشمل كل ما يلزم في إدارة المشاريع، وتمكنك من إدارة كافة جوانب المشروع بمنتهى السلاسة، كما تقدم لك مهلة تجربة مجانية ل 14 يوماً ثم سيكون عليك دفع اشتراك شهري أو سنوي.
3. منصة Basecamp
وتعد من أفضل أدوات إدارة المشاريع والمساعدة على العمل الجماعي، ويعود الفضل في هذا لواجهة غرفة الدردشة التي تشبه تطبيقات التواصل الشهيرة، بالإضافة إلى أنها لا تفرض أي رسوم ويمكن استخدامها بالمجان، لكن إذا اردت التمتع بكامل المميزات فستضطر لدفع اشتراك شهري.
4. أسانا (Asana)
وهي أداة سهلة الاستخدام مع تصميم بسيط مثالي للفرق الصغيرة، ويمكن استخدامها مجاناً للفرق المكونة من أقل من15 عضواً.
5. أداة Paymo
تعد أداة إدارة مشاريع قوية على الرغم من بساطتها وهي مثالية للعمال المستقلين، ومع أنّ الاشتراك الشهري فيها يعد واحداً من أرخص الاشتراكات في هذا المجال، إلا أنّ المنصة متاحة مجاناً بشكل جزئي.
فوائد أدوات إدارة المشاريع
فوائد أدوات إدارة المشاريع لا تعد ولا تحصى، لكن من باب الاطلاع نذكر منها:
تمكنك من الالتزام بالمواعيد المحددة بدقة.
تساعدك أدوات إدارة المشاريع على التخطيط لمشاريعك بحيث تحقق أفضل نتيجة بأقل جهد.
تحميك من خطر تجاوز الميزانية.
ترفع مستوى التعاون بين أعضاء الفريق، وهذا بدوره يخلق بيئة عمل صحية ويزيد الإنتاجية.
اقرأ أيضاً: ما خصائص بيئة العمل الصحية؟
أثبتت أدوات إدارة المشاريع كفاءتها على جميع الأصعدة، وهذا ما يدلنا على أهميتها ودورها الكبير في إنجاح المشاريع، إذا كنت حريصاً على نجاح مشروعك فلا تطل التفكير في الموضوع وابدأ استخدام أدوات إدارة المشاريع من اليوم. وإذا كنت تريد المزيد من النجاح لمشروع فيمكنك الاطلاع على خدماتنا المتنوعة في موقع مؤسسة أفق للإعلام والتسويق!
Comments